PEKANBARU (HR)-Kepala Badan Perpustakaan Arsip dan Daerah Riau, Yoserizal Zein, mengatakan seharusnya seluruh SKPD harus memiliki masing-masing 4 orang arsiparis yang menyusun arsip di setiap SKPD. Jika SKPD tidak memiliki arsip maka akan dikenakan sanksi, sesuai Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009.

BPAD
"Satu arsip saja yang hilang maka kepala SKPD-nya bisa didenda hingga mencapai Rp300 juta. Untuk itu kami sebagai badan yang membina serta membantu SKPD dalam pengelolaan arsip supaya dikelola dengan baik, jangan dianggap remeh," ujar Yoserizal.

Menurutnya, Badan Perpustakaan Arsip dan Daerah, mulai melakukan peninjauan terhadap arsip-arsip yang dikelola oleh Satuan Perangkat Daerah SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau. Namun sayangnya tidak semua SKPD melakukan penyimpanan arsip.

Dikatakan mantan Kepala Biro Humas Setdaprov Riau, setelah ia meninjau langsung pengelolaan arsip oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Kamis (1/10), di UPT Pelatihan Disperindag, Jalan Hangtuah, Kulim, ia menilai penyimpanan arsip yang dilakukan Disperindag masih kurang efektif, hanya perlu pembenahan penyimpanan arsip agar lebih aman.

"Kita bersukur ada SKPD yang mau mengelola arsipnya, ada lagi SKPD yanh tidak mau mengelola arsipnya, hanya ditumpukkan dalam karung lalu dibiarkan begitu saja. Bahkan ada yang mengantar ke BPAD, padahal kami bukan penyimpan arsip, tapi kami membina. Jadi jangan dianggap sepele," tegas Yose.

Lebih jauh dikatakan Yose, arsip di masing-masing SKPD ini bisa menyelamatkan SKPD dari pemeriksaan. Jika nanti ada permintaan arsip yang telah lama atau bertahun-tahun, hanya tingga mengambil di depo arsip. Jika seandainya tidak ada arsip maka SKPD bisa terkena dampak hukum karena tidak bisa membuktikan arsip yang telah dikeluarkan.

"Arsip ini file surat menyurat, SK, dan yang lainnya yang dikeluarkan oleh pimpinan SKPD. Jadi bisa membantu mereka seandainya nanti diminta. Untuk itulah kami sebagai pembina arsip mulai menghimbau kepada seluruh SKPD untun menyelematkan arsip mereka masing-masing. Untuk pelatihan sudah kami berikan kepada seluruh SKPD," ungkap Yose.

Sementara itu, PPTK Penyelamat Arsip Disperindag Riau, Nunun Afriyani, mengatakan, dirinya baru ditunjuk sebagai PPTK arsip di Disperindag baru tahun 2014 ini, dan baru menyelesaikan satu arsip dari 9 bidang yang akan diarsipkan. Dari 9 tersebut baru arsip Keuangan yang telah disimpan di gudang penyimpanan UPT Pelatihan Disperindag.

"Selama enam bulan kami mengarsipkan itupun baru satu bidang keuangan. Kami harus mengarsipkan yang asli, banyak di pengarsipan ini yang foto kopy, sehingga butuh waktu lama," ujar Nunun.

Namun sangat disayangkan kata Nunun, anggaran untuk pengarsipan di Disperindag pada tahun 2015 mendatang dicoret oleh Bappeda. Sehingga ia berasama timnya tidak bisa lagi mengarsipkan file yang ada di Disperindag, karena tidak ada anggaran.(nur)